支援者のための記録ガイド
聞いたことを、活かし続けるために

計画相談支援の担当者・意思決定支援に関わる方向け

1初回 —— 作った資料を、受付箱に入れる

渡し方 —— デスクトップの「受付箱」に入れるだけ

導入のときに、デスクトップに「受付箱」というフォルダが1つできます。渡していただく資料は、そこに入れるだけです。ファイル名も、入れる順番も、気にしていただく必要はありません。

入れていただくもの

すでにお持ちのものを、そのまま。

• フェイスシート、アセスメントシート
• サービス等利用計画（案・確定版）
• 診断書、意見書、お薬手帳の写し
• 受給者証・手帳の写し
• 前任者からの引き継ぎ資料

ひとつだけ、お願いがあるとすれば

様式に書ききれなかったメモも、いっしょに入れていただけると助かります。

フェイスシートには欄があります。欄があるものは、きちんと書かれます。けれど引き継ぎで効くのは、しばしば欄の外にあったことです。

後の一方が、次の支援者がその指示を守れるかどうか、そして担い手がいつ細るかを決めます。面談中の走り書き、会議のメモ、雑談で出た一言——清書していない状態のままで構いませんので、写真に撮って受付箱に入れてください。

受付箱に入れたあと、何が起きるか

1. 受付箱の中が読まれます。開いていただく必要も、説明を添えていただく必要もありません
2. 仕分けの結果が、先に宣言されます。「これは禁忌として、これは引き金として、これは手順として扱います」と一覧で示されます
3. 違っていれば、その場で訂正できます。訂正すれば、その通りに直ります
4. 原本は、書き換えのできない保管庫へ移されます。受付箱はここで空に戻ります。原本はあとから消せない場所に置かれるので、記録の出どころをいつでもたどれます
5. 手元の記録と支援データベースの両方へ、それぞれの流儀で振り分けられます。「なぜ・どう変わってきたか」の経緯は手元へ、機械が漏れなく拾う必要のある事実はデータベースへ
6. 実名が入るデータベース側への登録は、必ず確認を挟みます。確認なしに登録されることはありません
7. 書かれていないことは、書かれないまま残ります。空欄を推測で埋めることはしません

2モニタリング —— ここからが、このガイドの本体

初回の資料は、作った日の姿で止まります。古びさせないための仕掛けは、様式の側にはありません。

そこで、訪問のたびに同じ3つを置いていただくことをお勧めします。新しく聞き出すのではなく、すでにあるものを確かめ直すための3つです。

3サービス担当者会議 —— 決めた理由を残す

議事録には「〇〇とすることで合意」と残ります。けれどなぜそう決めたかは、たいてい残りません。半年後にその判断を見直すとき、理由がないと最初から議論をやり直すことになります。

もうひとつ、事業所ごとにやり方が違っていた場合は、無理に一本化せず両方そのまま残していただければ、こちらで「食い違いあり」として保留します。どちらが本人に合うかを、後で判断する材料になります。

4更新・節目 —— 担い手を確かめる

受給者証や手帳の更新、区分認定の更新、そして入院・退院・転居・卒業。こうした場面では、それまでの前提が変わります。

記録として残していただきたいのは、「今回、その手続きを誰がやったか」です。期限そのものはこちらで管理できますが、担い手が細っていく過程は、その都度書き留めないと見えません。

親御さんが担ってきた手続きは、体調ひとつで止まります。毎回の担い手を残しておくと、変化が線として見えるようになります。

5渡すときに守っていただきたい3つ

6本人の言葉は、区別して残ります

本人から直接出た言葉は、家族や職員が代弁した言葉と区別して記録されます。「うなずいて『ひとりで、電車、見る』と話した」——この一行が、後から計画の根拠になります。本人の口から初めて出た希望は、そのことを添えて渡していただけると、その後の変化を追えるようになります。

7うまく渡せているかの目安

聞き取りの出来ではなく、渡し方の目安です。

8一度で終わりにしない

情報には鮮度があります。禁忌や対応の手順は、確かめないまま一年も経てば、それが今も正しいのか誰にも分かりません。